Políticas Y Procedimientos De Protección De Datos Personales

• Identificación y Objetivo.

1. Velar por el cumplimiento de las medidas físicas y electrónicas de seguridad de la información aprobadas por la Compañía.
2. Identificar riesgos de amenaza en la seguridad de la información que reposa en las bases de datos objeto de administración.
3. Atender y resolver oportuna e integralmente las solicitudes, quejas y reclamos que eventualmente eleven los titulares de la información por concepto de habeas data.
4. Advertir la necesidad de modificar el presente manual, cuando existan modificaciones sustanciales en torno a las finalidades del tratamiento.
5. Retroalimentar a los demás trabajadores sobre el cumplimiento de la Ley 1581 de 2.012, y especialmente sobre la materialización del presente manual.

• Marco Jurídico. El presente Manual se elaboró teniendo en cuenta las siguientes disposiciones legales y constitucionales:

• Exclusivamente mantenidos en un ámbito doméstico, siempre y cuando no vayan a ser transferidos a terceros, caso en el cual aplica la precitada disposición.

• Cuya finalidad sea la defensa nacional, inteligencia y contrainteligencia.

• De información periodística y contenido editorial.

• De orden financiero regulados por la Ley 1266 de 2.008.

• Relacionados con el censo de población y vivienda de que trata la Ley 79 de 1.993.

• Definiciones Básicas

• Razón social y datos de contacto del responsable y/o encargado del tratamiento.
• El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten al titular.
• Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, así como sus modificaciones, y lo relativo al ejercicio de su derecho de habeas data.
• Si el tratamiento recae sobre datos sensibles.

• Bases de Datos, forma y finalidades de Tratamiento

• Trabajadores Directos:

• Fotografía.
• Hoja de Vida.
• Copia de documento de identidad.
• Concepto favorable de aptitud laboral.
• Diplomas y certificaciones académicas.
• Copia de documento de identidad y tarjeta o matrícula profesional.
• Certificaciones laborales.
• Contrato Laboral y anexos. 
• Soportes de afiliación y pago a entidades de seguridad social y fondos de cesantías.
• Certificado de cuenta bancaria.
• Registro Civil de nacimiento, matrimonio y defunción de trabajador y familiares que dan lugar al reconocimiento de licencia. 
• Historial Disciplinario.

• Publicación de fotografías del equipo de trabajo en el sitio web, como estrategia comercial. 
• Apertura de cuenta bancaria de nómina.
• Cumplimiento de obligaciones patronales tales como; Afiliación del trabajador y su núcleo familiar al sistema de seguridad social integral, pago de salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscales, otorgamiento de licencias y descansos debidos por ley, retención en la fuente por salarios, cumplimiento de obligaciones en materia de riesgos laborales.  
• Suministro de información a los clientes, prospectos comerciales y demás interesados sobre el funcionario que prestará un servicio determinado.
• Ejercicio de potestades disciplinarias.
• Elaboración del carnet donde reposa la imagen personal y tipo de sangre como dato sensible, por razones de la normativa sobre seguridad y salud en el trabajo.
• Comunicación del nombre, teléfono y correo electrónico a aliados y entidades gremiales para desarrollo de actividades de formación de personal e integración del sector inmobiliario. 
• Reporte de información exógena. 
• Servicios de asesoría y consultoría externa. 
• Conservación por el término mínimo de permanencia de ley. 

• Trabajadores en misión suministrados por empresa temporal:

• Hoja de Vida.
• Copia de documento de identidad.
• Soportes de pago a entidades de seguridad social.

• Ejercicio de las facultades de subordinación delegadas por la empresa de servicios temporales, en los términos de ley. 
• Informar a los clientes, prospectos comerciales y demás interesados el nombre, documento de identidad y teléfono de contacto del empleado temporal que prestará un servicio determinado.

• Prestadores de Servicios Independientes: 

• Copia del contrato de obra o prestación de servicios.
• Copia del registro único tributario.
• Copia de documento de identidad. 
• Soporte de pago a entidades de seguridad social

• Celebración, ejecución y liquidación del contrato de prestación de servicios u obra civil.
• Pago de honorarios y servicios, así como práctica de retención en la fuente a que haya lugar.
• Verificación de cumplimiento de obligaciones legales en pago de aportes como independientes.
• Notificación a arrendatarios y propietarios sobre el sujeto que prestará un servicio determinado (nombre, documento de identidad y teléfono de contacto)
• Reporte de información exógena. 
• Servicios de asesoría y consultoría externa. 
• Conservación por el término mínimo de permanencia de ley. 

• Clientes – Propietarios con contrato de administración:

• Contrato de administración inmobiliaria.
• Copia de documento de identidad. 
• Certificado de tradición y libertad y copia de impuesto predial del inmueble entregado en administración.
• Extracto de cuenta mensual donde se detallan pagos y descuentos realizados.

• Celebración, ejecución y liquidación del contrato de administración inmobiliaria.
• Consignación del canon de arrendamiento y envío o puesta a disposición de extracto de cuenta. 
• Servicios de asesoría y consultoría externa.
• Publicidad y comercialización de bienes y servicios ofrecidos por la Compañía y sus aliados inmobiliarios. 
• Fidelización de clientes, mediante el envío de comunicaciones de felicitaciones en fechas comerciales, entre otras acciones de retención y consecución de clientela.
• Mantener una comunicación efectiva a través de diferentes canales, tales como, correo electrónico o postal, mensajes SMS, vía WhatsApp y/o a través de redes sociales.
• Evaluación de la prestación del servicio.
• Reporte de información exógena. 
• Conservación por el término mínimo de permanencia de ley. 

• Clientes – Propietarios con contrato de consignación:

• Contrato de consignación inmobiliaria.
• Copia de documento de identidad. 

• Desarrollo de gestiones comerciales de exhibición y consecución de potenciales arrendatarios o compradores, según interés del propietario. 
• Celebración y ejecución del contrato de consignación inmobiliaria.
• Publicidad y comercialización de bienes y servicios ofrecidos por la Compañía y sus aliados inmobiliarios. 
• Fidelización de clientes, mediante el envío de comunicaciones de felicitaciones en fechas comerciales, entre otras acciones de retención y consecución de clientela.
• Mantener una comunicación efectiva a través de diferentes canales, tales como, correo electrónico o postal, mensajes SMS, vía WhatsApp y/o a través de redes sociales.
• Evaluación de la prestación del servicio.
• Reporte de información exógena. 
• Conservación por el término mínimo de permanencia de ley. 

• Clientes – Arrendatarios y deudores solidarios:

• Contrato de arrendamiento.
• Copia de documento de identidad. 
• Copia del formulario de estudio de capacidad financiera radicado ante la aseguradora o afianzadora, sin anexos.

• Hacer seguimiento al trámite de radicación de solicitud de estudio de capacidad financiera.
• Celebración, ejecución y liquidación del contrato de arrendamiento.
• Envío de facturas al arrendatario.
• Notificación al arrendatario sobre el prestador de servicios que realizará las mejoras y reparaciones al inmueble arrendado. Si el arrendatario lo autoriza, se suministra su nombre y número de teléfono al prestador del servicio para que coordinen la visita y la realización de las obras. 
• Cobro pre jurídico por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
• Reporte de incumplimiento a la entidad aseguradora o afianzadora correspondiente. 
• Publicidad y comercialización de bienes y servicios ofrecidos por la Compañía y sus aliados inmobiliarios. 
• Fidelización de clientes, mediante el envío de comunicaciones de felicitaciones en fechas comerciales, entre otras acciones de retención y consecución de clientela.
• Mantener una comunicación efectiva a través de diferentes canales, tales como, correo electrónico o postal, mensajes SMS, vía WhatsApp y/o a través de redes sociales.
• Evaluación de la prestación del servicio.
• En el contrato de arrendamiento obra la huella del arrendatario y del deudor solidario, como dato biométrico, para efectos de identificación y ejecución contractual. Este dato no se copia, transfiere ni se usa para fin diferente a la simple conservación en el documento que lo contiene. 
• Conservación por el término mínimo de permanencia de ley. 

• Prospectos comerciales

• Registro electrónico en programa informático.

• Ofrecer al prospecto que se comunica telefónicamente, bienes y servicios en los que haya manifestado un interés inicial, así como para hacer seguimiento al proceso comercial. No se comparte con terceros ni se divulga. 
• Interactuar con usuarios de redes sociales que hayan aceptado solicitudes de amistad o hayan efectuado comentarios a las publicaciones institucionales. 

• Contabilidad:

• Registro electrónico del software contable.

• Cumplir con obligación legal de procesamiento contable.
• Realizar y controlar ingresos, costos y gastos de la organización. 

• Principios para el tratamiento de datos personales

• Derecho de Habeas Data y Procedimiento para su ejercicio

1. Consulta: A través de este mecanismo el titular puede:

• Conocer los datos personales que administra la Inmobiliaria. 
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Inmobiliaria para el tratamiento de datos personales.
• Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales. 

• Elaboración y Radicación. El titular deberá elaborar la solicitud indicando expresamente su nombre, documento de identidad, el objeto de su solicitud y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones, acreditando que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, en razón del mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición.

• Confirmación del solicitante. Tan pronto reciba la solicitud, el titular del área administrativa verificará que quien dirigió la solicitud tiene legitimación por activa, esto es, que es el titular, el representante, apoderado o causahabiente en los términos de ley. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. En este evento, la Inmobiliaria deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.

• Análisis de la solicitud. La inmobiliaria procederá a revisar la información del titular que reposa en sus bases de datos administradas, y determinará la información que considere relevante para dar una adecuada respuesta a la solicitud. Así mismo deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud. 

• Respuesta y Notificación. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  Vencido el término sin que pudiese atender la consulta, se informará al interesado por escrito o correo electrónico las razones del retraso y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si por algún motivo el titular no indica una dirección física o electrónica de notificaciones, y la solicitud ha sido elevada a través de correo electrónico, se dará respuesta por el mismo canal. 

1. El Reclamo: A través de este medio, el titular puede:

• Solicitar la actualización y/o rectificación de datos personales que considere inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.
• Advertir el incumplimiento de los deberes de la Inmobiliaria como responsable del tratamiento.
•  Solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2.012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. 

• Elaboración y Radicación. El titular deberá elaborar el reclamo indicando expresamente su nombre, documento de identidad, su pretensión y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones.  Para este efecto debe acreditar que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, en razón del mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición. Igualmente se precisa que allegue las pruebas que tenga en su poder y respalden la reclamación.

• Traslado en caso de incompetencia. Es posible que el reclamo no sea dirigido al área administrativa como área competente, en este caso, quien lo reciba debe dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante. Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular y no acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentado. En este evento, se notificará esta circunstancia a la dirección física o electrónica informada.

• Validación preliminar. Una vez el funcionario competente reciba la solicitud, verificará que cumpla con el lleno de los requisitos formales dispuestos en el presente Manual, y en caso de encontrar deficiencias de este tipo, tendrá que notificarlas al solicitante por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que proceda a subsanarla. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, no se subsana las falencias anotadas, se entenderá que hay desistimiento. 

• Registro y estudio de fondo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Posteriormente, la Inmobiliaria revisará sí existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, verbigracia:

• Cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• No sea posible efectuar la eliminación del dato por orden de autoridad judicial o administrativa.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.

• Respuesta.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará por escrito o correo electrónico al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La notificación se hará en la dirección indicada por el peticionario, o en su defecto, por el mismo canal que se recibió el reclamo. 

1. Actuaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El titular adicionalmente podrá:

• Presentar quejas respetuosas por infracciones a la Ley 1581 de 2.012 y demás normas que la modifiquen, subroguen o deroguen.
• Solicitar la supresión de los datos personales administrados por la Inmobiliaria, cuando con el tratamiento se vulneren derechos y/o garantías legales y constitucionales.
• Demás consagrados en la Ley 1581 de 2.012, las normas que lo reglamenten o modifiquen.

• Deberes Generales de Inmobiliaria Soluciones Integrales SAS

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos elevados por el titular.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar al titular sobre el uso de sus datos, previa solicitud.
• Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos solicitados.
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, cuando corresponda.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Políticas Especiales del Tratamiento de Datos a cargo de Inmobiliaria Soluciones Integrales SAS

• Política y Procedimiento de autorización para el tratamiento de datos personales.

1. Trabajadores: En el contrato de trabajo y/o en sus anexos se discriminan los datos a recolectar, las razones por las cuales se requiere tratar la información personal del trabajador, su derecho al habeas data, y los procedimientos para el ejercicio de sus derechos, para que libre y voluntariamente decida si acepta o no el tratamiento, con la suscripción del documento. 

1. Trabajadores en misión: En documento pro forma se discriminan los datos a recolectar, las razones por las cuales se requiere tratar la información personal del trabajador en misión, su derecho al habeas data, y los procedimientos para el ejercicio de sus derechos, para que libre y voluntariamente decida si acepta o no el tratamiento, con la suscripción del documento. 

1. Prestadores de servicios independientes: En el contrato de prestación de servicios, anexo, orden de servicios o documento independiente, se indican los datos a recolectar, operaciones y finalidades de tratamiento, el sentido del derecho al habeas data, los canales para su ejercicio, y demás aspectos propios del aviso de privacidad, a fin que el titular indique si está o no de acuerdo con el tratamiento. Esta información además es objeto de ilustración al momento de la capacitación. 

1. Propietarios, Arrendatarios y Deudores Solidarios: En el contrato de administración inmobiliaria, el contrato de consignación y el contrato de arrendamiento se incluye una disposición contractual en la cual se indican los datos personales que la Inmobiliaria conocerá respecto de los clientes personas naturales, así como de los administradores y trabajadores designados por clientes personas jurídicas. Igualmente se informan las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares de la información y los canales habilitados para su ejercicio. Previa suscripción del documento, el asesor comercial indica al cliente sobre las políticas de seguridad de la información que se manejan al interior de la Inmobiliaria, y la libertad que le asiste de aceptar o no el tratamiento de datos personales.

1. Prospectos comerciales: Cuando un prospecto se comunica con la inmobiliaria para indagar sobre un inmueble que se oferta en arriendo o venta, se le pregunta si autoriza que lo llamen para agendar una cita, y se le pregunta si autoriza el envío de mensajes electrónicos sobre inmuebles que pueden ser de su interés. Si el titular no concede su autorización, no se devuelve la llamada al número desde el cual se realizó la llamada, no se intenta contactar al prospecto. 

• Política de tratamiento restringido y razonable.

• Política de confidencialidad.

• Política de respeto a la voluntad del titular.

1. Si existe un deber de legal o contractual de tratamiento o permanencia, se da respuesta oportuna sobre la imposibilidad de acceder a la solicitud, pero se indica que los datos serán utilizados solamente para el estricto desarrollo del acuerdo de voluntades celebrado entre las partes o para el cumplimiento de ley. Verbigracia, puede suceder que los datos personales de un propietario deban conservarse por el término mínimo de permanencia de ley después de culminada la relación contractual, no obstante, no hay razón para forzar al antiguo cliente a que reciba información promocional sobre nuestros bienes y servicios. En estos casos, se informa que se seguirá almacenando con sujeción a la ley, pero que no se utilizará para fines comerciales u otros diversos. 

1. Si no existe un deber legal o contractual de tratamiento o permanencia, los datos personales son eliminados.

1. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, la Inmobiliaria podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

• Notificación de variación de las políticas de tratamiento de datos personales.

• Medidas especiales de seguridad de la información. 

1. Los jefes de áreas elaboran un inventario de los activos de la información, el cual es objeto de verificación y actualización cuando resulta necesario.

1. Nuestros trabajadores y prestadores de servicios suscriben un acuerdo de confidencialidad y manejo restringido de datos personales que conozcan o lleguen a conocer en ejercicio de sus cargos.

1. Se realizan charlas y capacitaciones al personal interno y externo sobre el adecuado tratamiento de información personal.

1. La información de propiedad registrada en dispositivos electrónicos e informáticos, sean de propiedad o tenencia de la Inmobiliaria, sigue siendo de su propiedad exclusiva, en este sentido, los trabajadores reconocen que se trata de una herramienta de trabajo y que ni tienen expectativa alguna de titularidad, hecho que se asegura a través del clausulado contractual. 

1. Para fines de seguridad y mantenimiento de la red, los funcionarios encargados de la seguridad de la información y la gerencia en general, están facultados contractualmente para supervisar equipos de cómputo, sistemas y tráfico de red, en cualquier tiempo, para evitar la divulgación no autorizada y tratamiento no permitido de información personal e institucional.

1. A nuestros trabajadores se les exige el cumplimiento de los siguientes deberes:

• Guardar bajo llave, documentos impresos que contengan información clasificada, al terminar la jornada laboral, o ante la ausencia del funcionario encargado de la custodia. 
• No hacer uso de la red de datos de la Inmobiliaria para obtener, mantener o difundir material publicitario o comercial, así como distribución de cadenas de correos no relacionados con sus funciones.
• No instalar software en la plataforma tecnológica, cuyo uso no esté autorizado por la Inmobiliaria.
• No destruir la documentación de los titulares, sin seguir los parámetros establecidos por la Inmobiliaria. 
• No descuidar información clasificada de la institución, sin las medidas apropiadas de seguridad que garanticen su protección.
• No conectar computadores portátiles u otros dispositivos electrónicos personales a la red de datos de la Inmobiliaria.
• No permitir el uso de la identidad digital (cuenta de usuario y contraseña de su equipo o correo institucional) a un tercero.
• No entregar, enseñar y divulgar información no pública a personas o entidades no autorizadas.
• No otorgar privilegios de acceso a los activos de información a funcionarios o terceros no autorizados.
• Reportar a la mayor brevedad posible, la ocurrencia de hurto, pérdida o extravío de información personal contenida en archivos físicos o electrónicos, con miras a poner en marcha el plan de manejo de incidentes de seguridad. 

1. El personal que se encuentra en vacaciones, licencias o fuera de su cargo, queda bloqueado para acceder a los activos informáticos de la Inmobiliaria.

1. A la terminación de todo vínculo contractual, los trabajadores y prestadores de servicios independientes deben devolver la información recibida y abstenerse de guardar copia de la misma. De igual manera, hacen entrega de todos los recursos tecnológicos y otros activos que les fueron suministrados en el momento de su vinculación.

1. Las carpetas con información sensible se encuentran almacenadas en un sitio de acceso restringido.

1. Los equipos de cómputo, se ubican de tal manera que se reduce el riesgo de visualización de la información por personas no autorizadas, durante su uso.

1. Se realiza mantenimiento preventivo a los equipos de acuerdo con los intervalos de servicio y especificaciones recomendados por el proveedor.

1. Sólo el personal de mantenimiento autorizado puede llevar a cabo reparaciones en los equipos.

1. Se procede a la eliminación de manera segura la información confidencial que contenga cualquier equipo que sea necesario retirar, realizándose previamente las respectivas copias de respaldo.

1. El responsable funcional del equipo acompañará el mantenimiento de los equipos que contengan información sensible para evitar su copia o divulgación no autorizada.

1. Las contraseñas a nivel del sistema y del usuario son personales, intransferibles y cumplen con una longitud mínima de caracteres alfanuméricos, de manera que se impida el acceso deliberado por parte de un tercero. Está prohibido compartir o divulgar la clave personal.

1. Los equipos de cómputo deben estar protegidos con un protector de pantalla protegido por contraseña con la función de activación automática establecida en 10 minutos o menos. Debe bloquear la pantalla o cerrar la sesión cuando el dispositivo está sin vigilancia.